為什么企業(yè)上了PLM變更效率更“低”了？

變更是研發(fā)制造型企業(yè)常見的一種現(xiàn)象‌，通常是由于實(shí)際情況或客戶需求的變化，對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行調(diào)整和修改。良好的設(shè)計(jì)變更管理能夠提高工作效率，降低成本，提升產(chǎn)品質(zhì)量。

比如，某公司實(shí)施PLM后，研發(fā)和生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人都抱怨，變更管理流程更慢了，變更效率更低了，甚至影響了企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)。實(shí)施PLM前，變更只需標(biāo)記清楚更改后的版本號(hào)，新圖紙、新BOM隨變更通知單一塊下發(fā)就可以了?，F(xiàn)在變更要有變更申請(qǐng)-變更影響評(píng)估-設(shè)計(jì)更改-變更審核-設(shè)計(jì)變動(dòng)清單-變更執(zhí)行-……變更流程太慢了。遇到上述情況，大多是企業(yè)變更管理流程設(shè)計(jì)上出了問題。經(jīng)過調(diào)研了解,這家公司一共設(shè)計(jì)了2個(gè)變更管理流程，要求所有變更必須提交變更申請(qǐng)，下發(fā)變更通知。

研發(fā)制造企業(yè)需要制定一套全面而清晰的變更管理流程，從變更請(qǐng)求的發(fā)起，到評(píng)估、審批、實(shí)施以及最終的驗(yàn)證和關(guān)閉，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。例如，當(dāng)研發(fā)部門提出重大變更、重要變更申請(qǐng)時(shí)，要規(guī)定該變更申請(qǐng)需要在特定時(shí)間內(nèi)提交到產(chǎn)品技術(shù)委員會(huì)，由產(chǎn)品技術(shù)委員會(huì)在規(guī)定的工作日內(nèi)完成評(píng)估，如變更的原因、內(nèi)容、預(yù)期影響（包括對(duì)產(chǎn)品性能、成本、生產(chǎn)進(jìn)度等方面的影響）等。但企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)中，不是所有的變更都需要有變更申請(qǐng)，不是所有的變更都需要下發(fā)變更通知。如所有的變更都“一視同仁”，那業(yè)務(wù)就會(huì)被流程束縛。

研發(fā)制造企業(yè)需要按變更的性質(zhì)、影響程度和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)對(duì)變更進(jìn)行分類分級(jí)設(shè)計(jì)不同的變更管理流程，一般可分為以下四種常見的變更業(yè)務(wù)場(chǎng)景，對(duì)于不同等級(jí)的變更，設(shè)置不同的審批流程和權(quán)限，例如重大變更可能需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)審批，一般變更則可以由部門負(fù)責(zé)人審批即可。

1) ‌重大變更‌：重大變更屬于高風(fēng)險(xiǎn)、高成本的變更，這類變更涉及產(chǎn)品安全性、核心功能，改變技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)方案等高成本高風(fēng)險(xiǎn)的變更，通常包括市場(chǎng)需求變化、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范變化、重大質(zhì)量事故等導(dǎo)致的變更。重大變更對(duì)產(chǎn)品或項(xiàng)目的影響較大，需要經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程和詳細(xì)的評(píng)估‌。重大變更一般由需求/問題評(píng)審流程-變更申請(qǐng)流程-設(shè)計(jì)更改審核流程-變更通知流程-變更簽收確認(rèn)，最后變更流程結(jié)束后驅(qū)動(dòng)需求/問題單關(guān)閉，實(shí)現(xiàn)需求變更和問題變更的閉環(huán)管理。

2) ‌重要變更‌：重要變更也屬于高風(fēng)險(xiǎn)、高成本的變更，這類變更相對(duì)重大變更其影響程度沒有那么大，但仍然是比較重要的變動(dòng)，通常包括因產(chǎn)品優(yōu)化、工藝要求、采購(gòu)要求、生產(chǎn)要求等對(duì)產(chǎn)品性能、質(zhì)量有較大影響的變更，因此重要變更所花費(fèi)的成本也很高、時(shí)間也很長(zhǎng)。針對(duì)新產(chǎn)品研發(fā)一般指中試（包含中試）之后過程中發(fā)起的變更，重要變更需要經(jīng)過一定的變更申請(qǐng)流程，變更發(fā)布流程，實(shí)現(xiàn)變更流程的閉環(huán)管理。

‌3)一般變更‌：一般變更屬于低風(fēng)險(xiǎn)或低成本的變更，通常問題及責(zé)任非常明確，影響較小‌，一般變更的審批流程相對(duì)簡(jiǎn)單。所以這類變更通常不需要走變更申請(qǐng)流程，只需下發(fā)變更通知即可。一般變更主要是在不影響原設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，對(duì)原設(shè)計(jì)圖紙中明顯的差錯(cuò)、遺漏進(jìn)行修正。針對(duì)新產(chǎn)品研發(fā)一般指中試之前過程中發(fā)起的變更，責(zé)任部門很明確。

4) ‌快速變更‌：快速變更也屬于低風(fēng)險(xiǎn)或低成本的變更，快速變更通常屬于現(xiàn)場(chǎng)必須立即決定的局部修改，強(qiáng)調(diào)的是變更的緊迫性，需要在短時(shí)間內(nèi)更改實(shí)施?？焖僮兏ǔＪ怯捎谕话l(fā)事件或緊急需求而產(chǎn)生的，需要優(yōu)先處理或現(xiàn)場(chǎng)處理。快速變更通常采用《現(xiàn)場(chǎng)問題處置單》來記錄現(xiàn)場(chǎng)更改的結(jié)果。主要針對(duì)客戶化定制訂單的現(xiàn)場(chǎng)問題快速解決的方式，新產(chǎn)品研發(fā)過程中的變更不允許通過快速變更方式解決更改問題。

快速變更的處理流程：

1、不需要走變更申請(qǐng)流程；

2、不需要下發(fā)變更通知；

3、現(xiàn)場(chǎng)變更，后補(bǔ)錄系統(tǒng)；

4、電話、微信等快速變更，后補(bǔ)錄系統(tǒng)；

5、質(zhì)管部門要按月度統(tǒng)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)問題跟蹤表，每月底跟研發(fā)設(shè)計(jì)部門同步現(xiàn)場(chǎng)問題解決后的變更文件補(bǔ)錄到PLM系統(tǒng)。

針對(duì)上述4種變更場(chǎng)景的區(qū)別說明：

1、重大變更、重要變更、一般變更都必須下發(fā)變更通知單；快速變更大多是現(xiàn)場(chǎng)變更，不需要下發(fā)變更通知單。

2、重大變更和重要變更必須要有變更影響評(píng)估報(bào)告，對(duì)變更造成的庫(kù)存、采購(gòu)、生產(chǎn)給出后續(xù)處理意見。

3、重大變更和重要變更需在事后對(duì)變更過程和結(jié)果進(jìn)行回顧，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

4、一般變更和快速變更因?qū)儆诘惋L(fēng)險(xiǎn)或低成本變更，不需要走變更申請(qǐng)流程；

5、快速變更只允許用于客戶化定制訂單現(xiàn)場(chǎng)問題的快速處置，不允許用于新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目。

針對(duì)重大變更、重要變更，成立包含研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量、采購(gòu)、銷售等多個(gè)部門成員的跨部門團(tuán)隊(duì)。例如在新產(chǎn)品轉(zhuǎn)產(chǎn)后的工藝變更，研發(fā)人員提供技術(shù)支持，生產(chǎn)部門評(píng)估工藝可行性，質(zhì)量部門制定質(zhì)量控制計(jì)劃，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)原材料的調(diào)整，銷售部門提前通知客戶并收集反饋。金蝶云·星空PLM+ERP一體化平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)1）PLM一鍵變更影響評(píng)估2）PLM變更變動(dòng)清單關(guān)聯(lián)ERP業(yè)務(wù)單據(jù) 3）ERP獲取PLM新版變更資料 4）一個(gè)工作流貫穿變更執(zhí)行全過程，通過信息化系統(tǒng)平臺(tái)提升變更的執(zhí)行效率，實(shí)現(xiàn)倍數(shù)的效率提升。

1）PLM一鍵變更影響評(píng)估

變更過程中對(duì)相關(guān)的物料進(jìn)行產(chǎn)品影響范圍、相關(guān)對(duì)象影響范圍、庫(kù)存影響范圍、采購(gòu)影響范圍、生產(chǎn)影響范圍、銷售訂單影響范圍評(píng)估尤為重要，否則會(huì)因?yàn)樽兏鼘?dǎo)致多采購(gòu)多生產(chǎn)的浪費(fèi)。

PLM實(shí)施前：調(diào)研多家企業(yè)了解，簡(jiǎn)單的變更數(shù)據(jù)收集需要2天到一個(gè)周，復(fù)雜的多個(gè)部門數(shù)據(jù)收集可能需要兩個(gè)周以上，嚴(yán)重拉長(zhǎng)了研發(fā)項(xiàng)目或訂單的交期。

PLM實(shí)施后：金蝶云·星空PLM可實(shí)現(xiàn)對(duì)變更物料進(jìn)行一鍵影響評(píng)估，1分鐘內(nèi)抓取在庫(kù)、在途、在產(chǎn)、在售等信息數(shù)據(jù)，為變更提供高效的決策依據(jù)。

2）PLM設(shè)計(jì)變動(dòng)清單與ERP影響業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)

PLM實(shí)施前：技術(shù)部門下發(fā)變更通知單，倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)、生產(chǎn)等部門依據(jù)變更通知單在ERP系統(tǒng)中調(diào)整對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)，人工在ERP系統(tǒng)查找單據(jù)1）查找單據(jù)慢2）可能存在遺漏風(fēng)險(xiǎn)。

PLM實(shí)施后：金蝶云PLM設(shè)計(jì)變動(dòng)清單自動(dòng)關(guān)聯(lián)ERP影響的業(yè)務(wù)單據(jù)，在變更流程中直接可以打開ERP對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)，完整閉環(huán)的變更數(shù)據(jù)流，1）不需要人工查找，2）不會(huì)有變更遺漏風(fēng)險(xiǎn)。

3）ERP獲取PLM新版變更資料

PLM實(shí)施前：隨變更通知單下發(fā)變更后的新版本技術(shù)資料，采購(gòu)、生產(chǎn)需要人工對(duì)比變更前后的版本，變更前后的差異，還會(huì)有跟研發(fā)再次溝通。

PLM實(shí)施后：在ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)獲取新版的變更資料，不需要質(zhì)疑版本與研發(fā)是否一致，星空PLM+ERP同一個(gè)平臺(tái)同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)所有部門在系統(tǒng)中看到的技術(shù)資料一定是同一個(gè)有效版本，減少了部門間溝通的時(shí)間和人力成本。

4）一個(gè)工作流貫穿變更執(zhí)行全過程

PLM實(shí)施前：有的企業(yè)PLM與ERP是不同供應(yīng)商或不同平臺(tái)的兩個(gè)系統(tǒng)，很難實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)間的流程打通。有的企業(yè)上了PLM、ERP，再通過OA實(shí)現(xiàn)跨部門的流程管理，這樣只記錄了變更流程，跟變更的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)和更新。

PLM實(shí)施后：星空PLM+ERP同一個(gè)平臺(tái)、同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)、同一個(gè)工作流，可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)流程貫穿研產(chǎn)供銷等多個(gè)部門，而且變更流程與變更的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步關(guān)聯(lián)，提升了變更流程的執(zhí)行效率。

雖然通過信息化手段能在很多場(chǎng)景下可以提升變更的執(zhí)行效率，但企業(yè)還是需要定期召開跨部門會(huì)議，在會(huì)議上各部門匯報(bào)變更工作的進(jìn)展、遇到的問題，并共同商討解決方案。例如，每周舉行一次變更項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)，及時(shí)解決部門間的協(xié)調(diào)問題。利用即時(shí)通訊工具等加強(qiáng)部門間的日常溝通，金蝶云·星空可以與釘釘、企業(yè)微信、飛書、云之家等移動(dòng)APP集成，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。例如，當(dāng)生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)變更實(shí)施出現(xiàn)問題時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)工作人員可以立即通過即時(shí)通訊工具通知相關(guān)部門人員。

企業(yè)發(fā)展到一定階段，變更需要進(jìn)行規(guī)范管理。所以增加一些影響評(píng)估、評(píng)審流程是企業(yè)現(xiàn)階段及未來發(fā)展的管理要求，不是額外增加的工作量。當(dāng)然在企業(yè)管理的某些情況下，為了不影響生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)以及訂單進(jìn)度，快速變更依然很重要。現(xiàn)場(chǎng)變更、口頭變更等快速變更被視為一種快速而非正式的變更方式，盡管現(xiàn)場(chǎng)變更、口頭變更的形式較為簡(jiǎn)單，快速響應(yīng)業(yè)務(wù)，但仍然需要后續(xù)通過《現(xiàn)場(chǎng)問題處置單》形式進(jìn)行確認(rèn)和記錄，以確保研發(fā)和生產(chǎn)文檔資料的完整性和追蹤性。