杭華油墨信息化經驗談：金蝶K/3鑄就成熟企業

【導讀】杭華油墨信息化經驗談：金蝶K/3鑄就成熟企業

　　面對商業全球化、監管加強和市場瞬息萬變等多方挑戰，油墨等化工企業必須通過提升企業信息化水平，優化全球供應鏈，提升企業盈利能力，加速企業的轉型升級。

　　面對油墨企業的眾多需求，致力于成為全球領先的云管理領航者的金蝶，利用軟件平臺優勢，不斷創新，造就了一段與杭華油墨化學有限公司（以下簡稱“杭華油墨”）戰略合作的佳話。

　　業務發展與信息化建設相得益彰

　　杭華油墨由杭州市工業資產經營投資集團有限公司與日本國株式會社T&K TOKA共同投資組建，于1992年6月建成投產并正式營業。作為浙江省著名商標和名牌產品的杭華油墨，已經先后通過ISO9001:2008質量管理體系認證、ISO14001:2004環境管理體系認證、SONY GP認證、美國PANTONE色彩標準認證、以及中國環境標志認證。杭華油墨秉承“技術與誠信”的企業經營理念，堅持以“向印刷業界提供適用穩定的產品和周到有效的服務”為宗旨，立志推動印刷業的技術進步！

　　伴隨杭華油墨不斷發展壯大的是其有條不紊的企業信息化建設?！白畛?，杭華油墨用一家本地軟件企業定制的管理軟件，但隨著業務的不斷發展，原來的軟件已經跟不上企業的管理要求”，杭華油墨信息課課長張磊介紹說。2009年12月，杭華油墨組建ERP項目實施專項小組，開始進行ERP系統重新選型。金蝶憑借功能強大的軟件產品和出色的實施服務能力贏得了杭華油墨ERP選型小組的認可。2010年4月份，雙方正式達成戰略合作。歷經近兩年時間，項目于2011年8月實現全面上線，一期項目上線運行至今，整體業務流程運行順暢，并連續、按時出具了三期財務報表，符合項目實施的總體設計要求。

　　經過分階段的項目實施與推進，目前杭華油墨已經基本實現了企業管理信息一體化平臺的全面建設。從軟件模塊上來看，應用了生產、供應鏈、質檢、財務等ERP軟件的幾乎全部模塊，另外還有BI，同步還做了HR，目前OA項目也開始實施，可以說，杭華油墨整個K/3系統項目涉及面很廣。

　　信息化實施寶貴經驗：充分重視初始化數據結轉和測試 

　　在項目的實施過程中，新老系統的切換、標準產品的應用如何與客戶需求進行有效的結合等等難題，都擺在了杭華油墨面前。張磊認為，“企業信息化如果是一張白紙，實施起來就很容易，尤其是初始化非常容易。但如果是以前用過系統，就會帶來一些問題，如初始化數據如何進行有效的銜接，原先的財務數據、業務數據如何正常轉移過來等等?！睋私?，在浙江企業中，有很多企業就因為初始化數據做得不好，導致以后做的數據再準確也無濟于事，因為地基沒有建好。

　　因此在項目實施前，杭華油墨的項目實施小組考慮問題十分細致，從操作層面上，提出重要的兩點：

　　第一點，初始化數據結轉是成功上線的基石，如果系統初始化作好了意味著成功上線機率已達50%。杭華油墨值得借鑒的一點是，在新老系統切換時，信息部門要做好充分的準備，包括系統上線前的測試、開發、模擬。杭華油墨只用了兩三天的時間，就順利完成了所有業務數據、財務數據的初始化，并且利用7天的高溫假時間，進行了初始化部署，讓新老系統順利切換，沒有對企業的生產經營造成任何影響。

　　第二點，大量的系統測試。只有通過大量的測試才能知道系統自身所存在的問題并對癥下藥，只有通過大量的測試、模擬不同的業務場景才能知道系統能否滿足各項需求，對于特殊需求再進行針對性的開發。通過大量的模擬、測試，杭華油墨的信息化系統在得到改善的同時也避免了大量后續問題的出現。杭華油墨把模擬的側重點放在每個客戶端能夠操作這個系統的熟練度上。最直觀的體現是，各個部門知道今后能做什么事情，知道不同業務情況如何處理，知道當天有什么業務情況并且知道該怎么處理。

　　“我強調的是各個部門把今后可能出現的業務情況從大到小的列出來，共性的只要抓一個，針對不同的需求根據情況進行評估和解決。我不需要單據多，而是需要類型全。第二，模擬可以提高熟練度，強化應用操作水平，不至于系統上線后，這里出問題，那里出問題?！睆埨谡f。

　　模擬的最重要的目的是滿足業務的需求，尤其是不同業務類型的需求。另外，每個人的操作習慣不一樣，不僅要考慮操作方式、還要考慮業務類型，這就需要大量的測試,而且這些事情要做在前面，避免系統上線后再出問題。通過各種模擬測試，在金蝶相關實施人員的幫助下，杭華油墨的信息化進程順風順水。

　　杭華油墨物流部總監吳國強表示，“經過幾年的發展，杭華油墨的數據量成幾何級的增長，錄入量也增加了，手工操作十分困難。金蝶K/3上線以后，操作效率上升了一個臺階，系統也為后期的統計、分析、指導工作提供了很好的依據?！?/p>

　　展望：信息化管理全面應用，助推企業跨越式發展

　　金蝶K/3第一期信息化項目順利實施，給杭華油墨帶來顯著收效。

　　首先，改進業務模式，提高效率。杭華油墨形成了一套可操作性極強的標準業務操作規程，內部控制思想和標準減少人為因素的影響，通過對軟件系統設置使之固化，并在具體業務處理時自動加以控制，實現了控制標準與業務處理操作的一體化。

　　其次，強化內部管理，提升效益。嚴格的流程管理，規范采購、銷售、生產、財務業務流程，通過對業務流程更為精細化的管理，加強對物料周轉、生產效率、實際成本、資金周轉情況等多方面分析，及時發現異常問題以提升內部管理空間。

　　最后，加強經營管理能力，提高市場競爭力。通過購、存、銷、財等信息一體化管理，實現了信息的實時變動與更新，可以幫助管理層針對市場競爭環境，迅速做出正確的決策。

　　對于后續企業信息化項目的建設，張磊強調，對于金蝶K/3這樣非常成熟穩定的產品而言，盡可能不要隨意的、過多的進行二次開發，盡可能通過對企業流程的梳理與產品方案的應用進行有效、最佳的結合。這樣既滿足了企業的管理要求，也保證了企業信息化成本的最小化，特別是保證了后續軟件的平穩升級。

　　可以說，信息化應用在杭華油墨日常管理體系中起到了基礎核心的作用。未來5年，杭華油墨要在目前的管理應用基礎之上進一步擴展深化，繼續加強信息化管理的全面應用,使企業管理實現跨越式發展。