如何做會計憑證分錄，新手收藏

一、摘要必須全面準確地描述所記錄的交易事項
1、摘要內容反映的記賬事項要詳實全面：比如報銷憑證，摘要應注明是誰報銷、什么時間用于什么事項什么性質的費用。比如“張三報銷4月份巡店交通費”，“李四報銷招待某某公司業務人員招待費”。

2、摘要用語要嚴謹規范：報銷人一般要寫明實際報銷人（也就是真正花錢的是誰，而不是代辦報銷手續的人-比如領導的秘書代領導履行報銷手續時，實際報銷人是領導本人），另外，會計憑證中的人名都應當使用全名，而不能用職務代替（比如不能使用“李總”、“王經理”之類的用詞）。

以此類推，有往來關系的單位名稱要盡量使用全稱，不得使用地名代替當地的子公司、代理商、供應商或者客戶。凡是涉及債權債務確認的，都必須使用對方的全稱或全名，以免多個類似名稱出現時，混淆不清。

3、摘要要盡量反映會計人員進行交易事項的確認或會計估計的思路，尤其是調賬憑證：比如補提攤銷費用，除了要制作能反映整個補提攤銷費用來龍去脈的附件以外，在錄入憑證摘要時，要說明主要的補提原因、補提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂，補提2012年1月租金攤銷”，“因預估金額低于實際金額，補提2013年6-8月辦公室裝修費攤銷”，“因攤銷期限由3年改為2年，補提2013年1-6月份轉讓費攤銷”。

二、會計憑證借貸方科目數量的使用限制
在錄入會計憑證時，會計人員往往圖當時之便，加快會計憑證錄入速度，采取一個憑證里面多借多貸的方法做賬。需要注意幾點：

1、允許一借多貸或者多借一貸的會計分錄，不允許多借多貸會計分錄。
這里的借貸科目都是指“末級科目”。一借多貸或者多借一貸，“一”是指在借方或者貸方，只允許出現一個“末級科目”（并不是指只允許出現一行分錄）；“多”是指在借方或貸方，可以出現多個“末級科目”。比如下面的會計分錄屬于“多借一貸”：
借：管理費用-市內交通費 100
貸：庫存現金 100
借：銷售費用-業務招待費 200
貸：庫存現金 200

上面的分錄記錄了兩筆報銷業務，可以做在一個會計憑證里面，有兩個借方末級科目，一個貸方末級科目。如果上述業務是同一個人報銷，還可以將貸方科目合并處理：
借：管理費用-市內交通費 100
借：銷售費用-業務招待費 200
貸：庫存現金 300

一般而言，在處理不同性質的交易事項時，錄入憑證分錄，一借一貸的金額最好保持一致，即使只有一個借方或者貸方科目，也不用合并；現金和銀行憑證的分錄也不要合并。比如下面的銀行收款憑證屬于“一借多貸”，借方科目最好不要合并，以保持與銀行對賬單的流水一致：
借：銀行存款-1088賬戶 200
貸：應收賬款-A客戶 200
借：銀行存款-1088賬戶 500
貸：應收賬款-B客戶 500

2、過渡科目，不允許在一個憑證內進行結轉：
比如下面的分錄在同一個憑證是不允許的：
借：庫存商品 200
貸：生產成本 200
借：主營業務成本 200
貸：庫存商品 200

這個憑證里面，“庫存商品”是過渡科目，這個結轉過程必須分兩個會計憑證處理。同時，這樣的做法也違反了上面第1項關于“多借多貸”的限制，借方和貸方都存在兩個末級科目。

另外也要注意，下面這樣的憑證同樣違反“多借多貸”限制：假設張三借了200元備用金，并在當月償還，會計人員為圖方便在一個憑證里面處理：
借：其他應收款-張三 200
貸：庫存現金 200
借：庫存現金 200
貸：其他應收款-張三 200

多借多貸憑證，主要是會導致查詢明細賬的時候，“對方科目”會混亂，不利于正確地使用明細賬。當借方和貸方都存在多個末級科目的時候，現有財務軟件系統是無法分辨其中的一一對應關系的，系統默認只識別第一次出現的末級科目為對方科目。比如上述生產成本轉入庫存商品，再轉入主營業務成本的例子，主營業務成本的對方科目本來應該是庫存商品，但是如果處理在一個憑證里面，查詢明細賬時，其對方科目就變成了生產成本（因為生產成本出現在前）；而庫存商品的對方科目也是生產成本，這樣的統計明細賬時，生產成本就被重復計算，導致查賬錯誤。